文書編集を頼まれたがWordは持ってない…。ならOpen Officeを使おう!

自治会やPTAなどで、催し物のお知らせ文書を作ることがある。

大抵は去年の日付を今年に変えて、数点の変更を削除したり追加したり、程度の小変更である。

軽い気持ちで引き受けたが、WordもExcelも持っていない。互換ソフトあると聞いたけど、どうなん?

という方向けに、私の経験からアドバイスします。ご参考まで。

互換ソフトはどれが良い?

小変更の用途なら、Open Officeで十分。フリーの互換ソフトでシェアNo.1。

公式ホームページ:http://www.openoffice.org/ja/

インストールしたけどWordが見つからない…

アプリ名が異なる。

Word=Writer

Excel=Calc

Power Point=Impress

無事開けたが、オリジナルと微妙に違う…

文字のサイズや見た目が違っていたり、図形描画の位置がずれていたり、するが、諦めてチマチマ直そう。大抵は15分くらい触れば良い感じになる。

他に気をつけることは?

保存形式に気をつけること

ファイルを保存するときの形式に注意が必要。Open Officeの独自フォーマットで保存してしまうと、引き継いだ人がWordで開けなくなって困る。

なので、名前を付けて保存を選び、保存の形式をdocやxlsにしておくこと。

元はdocxやxlsxだったけど、docやxlsで保存しても良い?

新しいWordならdocxもdocも開けるので、問題なし。新機能を使ったファイルだった場合、その表現が消失することはあるが、催し物の案内レベルならそうしたリスクは極めて低いと言える。

本当に純正ソフトで開けるか試したいんだけど…

純正ソフトと同等のビューワーがあるので、それで検証できる。

Word viewer

Excel viewer

マクロは使えない

自治会とかPTAではあまりないかもしれないが、VBAマクロは実行できないらしい(でも消失するわけでもないらしい)。なので、マクロを含むファイルを編集するなら、おとなしく純正ソフトを買う方が無難だろう。

まとめ

自身の経験から、簡単な案内(A4 1~2枚)レベルの文書なら、高い純正ソフトを買わなくてもOpen Officeで十分役に立つ。

使い勝手がやや純正と異なる部分があったり、互換性の関係で見た目が少し崩れたりといった、マイナートラブルはあるが、無償で利用できることとのトレードオフと考えれば、損なトレードではないと思う。

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